ビジネスマナー・メール

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【ビジネスマナー・メール】


最近は簡潔かつ正確なやりとりの手段として、Eメールが頻繁に活用されています。
Eメールで使われる文章は、用件がはっきりしていて簡潔でわかりやすい事が大切です。

なお、お詫びの文章やあらたまったお願い事など、手紙 や電話で丁重に伝える方がよい場合もあります。


●内容が分かるような件名をつけましょう。誰に宛てたメールかもはっきり明記します。

●相手のお名前は必ずアドレス帳登録をし、名前の後に「様」を加えておくようにしましょう。受信されたメールでそのまま返信扱いにすると、宛先欄の名前が呼び捨てになって届いてしまいます。

●あまり長文にならないように気をつけましょう。目安として約10行ぐらいがベストです。

●仕事のメールはあくまでビジネス文書です。文章の最初に、相手先の社名、部署、氏名を入れます。そして一言挨拶文を入れてから内容に入りましょう。

●パソコンの文字がズラズラ続くのは読みづらいので、1行は30〜35文字程度にして改行したり、3〜5行ごとに空白行を入れて読みやすく工夫しましょう。

●ビジネスで使うメールでは、半角カタカナや記号、顔文字、文字装飾は使いません。場にふさわしくないだけではなく、文字化けする恐れもあります。HTMLメールも厳禁です。

●緊急の伝達事項はメールではなく、電話で直接相手に伝えましょう。

●相手からメールを受け取った場合、「受け取りました」という主旨のメールは必ずすぐに出しましょう。

●添付ファイルを送る際は、相手側が開ける環境にあるかどうかを確認しておきましょう。また、添付メールはウィルスメールと誤解されてしまう場合もあるので、件名に「添付ファイルあり」と付け加えておくのも親切です。

●何人もの人に同一内容のメールを送信する時は「CC」と「BCC」を使います。
CC→受信者全員に同一のメールが転送された事が通知されます。
BCC→受信者全員に同一のメールが転送された事が通知されません。

●最後に送信者(自分)の氏名、連絡先を入力しておきましょう。

●送る前に再度文面を読み直して、必ず誤字や脱字のチェックしましょう。

●送信した後は「送信済みフォルダ」に入っているかどうかを確認しましょう。

●内容によっては、送信した後で相手に確認の電話をしましょう。

●ビジネス用のパソコンは特にウイルスに狙われやすいため、ウィルス対策ソフトは必ず入れて、定期的に確認しましょう。

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